Piotr i Grażyna Grzemscy - Biuro Doradztwa Podatkowego

AREN

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Wyszukiwarka

Ewidencja przebiegu elektronicznie (2)

Ewidencję przebiegu pojazdu można prowadzić w formie elektronicznej

Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - dalej r.p.k.p.r. - stanowi, że ujmowane w kolumnie 13 wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

Sam sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zapisany został w art. 23 ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f. Przepis ten stanowi, że ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:
1) nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
2) numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
3) kolejny numer wpisu,
4) datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd),
5) liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
6) stawkę za 1 km przebiegu,
7) kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz
8) podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Jeżeli podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu w formie elektronicznej, na koniec miesiąca powinien sporządzić jej wydruk i złożyć na nim podpis.

Jeśli zatem podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu i ewidencję poniesionych wydatków związanych z eksploatacją pojazdu, a następnie koszty wpisuje na ich podstawie do księgi przychodów i rozchodów, to - przyjmując, iż na koniec każdego miesiąca dokonuje stosownego wydruku ewidencji przebiegu i składa na nim swój podpis - jego postępowanie jest prawidłowe.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym formułują wymogi dotyczące prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Powinna być ona prowadzona przez osobę używającą dany pojazd (art. 23 ust 5u.o.p.d.f.). Oznacza to, że może ją prowadzić zarówno sam przedsiębiorca, jak i osoby zatrudnione przez niego. Natomiast ewidencja przebiegu pojazdu na koniec danego miesiąca powinna być potwierdzona podpisem przedsiębiorcy także w przypadku, gdy prowadziła ją inna osoba korzystająca w danym okresie z samochodu

 


.